Sentralbord for bedriften din: slik finner du riktig løsning
Et sentralbord er mer enn et telefonnummer. Det er den første kontakten mange kunder og samarbeidspartnere får med bedriften din, og det avgjør ofte inntrykket av hvor profesjonell virksomheten er. Når en kunde ringer og blir møtt av en rask, vennlig og velorganisert telefontjeneste, øker tilliten. Når samtalen havner i telefonsvarer eller ubesvart, går muligheten ofte tapt.
Derfor søker stadig flere bedrifter etter et godt sentralbord. Enten du driver et lite firma med noen få ansatte eller en større organisasjon med flere avdelinger, finnes det løsninger som passer. Denne teksten gir deg en oversikt over hva et sentralbord er, hvilke typer som finnes, hva du bør se etter, og hvordan du kan komme raskt i gang.
Hva er et sentralbord-
Et sentralbord er et system som tar imot innkommende telefonsamtaler til bedriften og sender dem videre til riktig person, avdeling eller tjeneste. I tillegg til å viderekoble samtaler kan et moderne sentralbord håndtere køer, talepostkasser, åpningstider, IVR-menyer (der de som ringer velger alternativer med tastetrykk) og statistikk over hvor mange samtaler som besvares.
Tidligere var sentralbord ofte en fysisk enhet i et eget rom, med en operatør som koblet samtalene manuelt. I dag er de fleste løsningene virtuelle. Det betyr at tjenesten kjøres i skyen og kan styres fra en nettleser eller mobilapp, uten dyr maskinvare og uten behov for å være på kontoret for å svare på telefonen.
Typer sentralbord
Det finnes i hovedsak tre typer løsninger som bedrifter kan velge mellom.
Tradisjonelt sentralbord er den eldste formen og bygger på fysisk utstyr og faste telefonlinjer. Det er robust, men krever installasjon, vedlikehold og ofte betydelige investeringer. Denne løsningen er i dag sjelden først valg for nye bedrifter.
IP-sentral er basert på internettbasert telefoni, også kalt VoIP. Samtalene går over datanettet, og systemet kan ofte integreres med eksisterende nettverk. IP-sentraler gir god kontroll og fleksibilitet, men krever noe teknisk kompetanse ved oppsett.
Virtuelt sentralbord er den mest populære løsningen for små og mellomstore bedrifter. Den er enkel å ta i bruk, krever ingen egen maskinvare og kan kobles til mobiltelefoner, fasttelefoner og datamaskiner samtidig. Ansatte kan jobbe fra kontoret, hjemmekontoret eller under reise, og bedriften beholder ett fast nummer.
Fordeler med et godt sentralbord
Et velfungerende sentralbord gir flere konkrete fordeler. Det første er profesjonelt førsteinntrykk. Kunden blir hilst velkommen med en fast hilsen, får raskt kontakt med riktig person og slipper å lete etter rett nummer.
Det andre er bedre tilgjengelighet. Med viderekobling og flere mottakere sikrer du at ingen samtaler går tapt, selv når en ansatt er i møte eller på ferie. Samtaler kan sendes til mobil, til en kollega eller til en vaktordning utenfor åpningstid.
Det tredje er effektivitet. Ansatte slipper å svare på samtaler som ikke hører til deres oppgaver, og kan fokusere på kjernearbeidet. IVR-menyer kan sortere henvendelsene slik at de havner riktig første gang.
Det fjerde er kontroll og innsikt. De fleste sentralbordløsninger gir statistikk over antall samtaler, ventetid, besvarelsesgrad og travle tidspunkter. Slik data gjør det lettere å planlegge bemanning og forbedre service.
Det femte er kostnad. Virtuelle løsninger har ofte en fast månedlig pris uten store startinvesteringer, og de skalerer enkelt når bedriften vokser eller trenger færre linjer.
Hva bør du se etter-
Når du velger sentralbord, er det lurt å vurdere flere forhold. Start med behovet ditt. Hvor mange ansatte skal være tilgjengelige på telefon, hvor mange samtaler mottar dere i løpet av en dag, og hvilke åpningstider har dere- Svarene påvirker hvilken løsning og hvilket abonnement som passer best.
Vurder deretter funksjonene. Fungerer viderekobling, talepost, køhåndtering og ringegrupper slik dere trenger- Kan man bruke tjenesten fra mobil, og finnes det integrasjoner med CRM-systemet, e-post eller kalenderen dere allerede bruker- Jo bedre integrasjon, desto mindre manuelt arbeid.
Se også på brukervennlighet. Et sentralbord skal være enkelt å sette opp og endre. Ansatte bør kunne logge inn og justere viderekobling selv, uten å måtte kontakte support hver gang.
Ikke glem kvalitet og drift. God tale- og lydkvalitet er avgjørende, og leverandøren bør ha stabil nedetid og rask hjelp dersom noe skulle skje. Sjekk hvilke supportkanaler som tilbys, og hvor raskt de svarer.
Til slutt bør du vurdere prisen i et helhetsperspektiv. Lav månedspris er ikke alltid det billigste i lengden. Se på hva som er inkludert, om det finnes skjulte kostnader for trafikk, numre eller ekstra brukere, og om avtalen binder deg over lang tid.
Slik kommer du raskt i gang
Å innføre nytt sentralbord trenger ikke å være komplisert. En god prosess starter med en kartlegging av dagens telefonløsning og behovene til de ulike avdelingene. Deretter kan du sammenligne ulike tilbydere og be om konkrete tilbud basert på antall brukere og funksjoner.
Når du har valgt løsning, er det viktig å planlegge overgangen. Eksisterende telefonnummer kan ofte flyttes til ny leverandør, men det kan ta noen dager. Planlegg derfor overgangen i en periode med lav aktivitet, og informer ansatte om hvordan den nye løsningen fungerer.
Test oppsettet før dere går live. Ring til nummeret fra ulike telefoner, sjekk at viderekobling fungerer, og prøv IVR-menyene. Da unngår dere overraskelser når kundene begynner å ringe.
Etter oppstart bør dere følge med på statistikken og justere etter behov. Kanskje trenger dere flere ringegrupper i travle perioder, eller en bedre hilsen for kunder som ringer utenfor åpningstid.
Få hjelp til å finne riktig sentralbord
Markedet for sentralbord er stort, og det kan være krevende å vite hvilken leverandør som passer best for din bedrift. Mange velger derfor å få hjelp til å sammenligne alternativer. En formidlingstjeneste kan kartlegge behovene dine, foreslå løsninger og koble deg med leverandører som har erfaring med din bransje og bedriftsstørrelse.
Fordelen med en slik tilnærming er at du slipper å bruke tid på å kontakte mange tilbydere selv. Du får i stedet presentert relevante alternativer, og du kan sammenligne pris, funksjoner og vilkår på et mer oversiktlig grunnlag. Det gjør det lettere å ta en god beslutning raskt.
Har du spørsmål om hvilken type sentralbord som passer bedriften din, eller ønsker du et uforpliktende tilbud- Ta kontakt i dag, så hjelper vi deg med å finne en løsning som gir kundene dine en god første opplevelse, og som gjør hverdagen enklere for dine ansatte.
Sentralbord i andre områder
BedriftLink
