Regnskap for borettslag: Slik finner du riktig regnskapsfører
Et borettslag er en egen juridisk person med ansvar for felleskostnader, vedlikehold, lån og økonomisk drift. Når styret skal ha god oversikt over økonomien, er god regnskapsføring avgjørende. Derfor leter mange styreledere og forretningsførere etter en regnskapsfører som kjenner borettslagets særegne krav. Her får du en oversikt over hva regnskap for borettslag innebærer, og hvordan du finner en leverandør som passer.
Hva innebærer regnskap for borettslag-
Regnskap for borettslag skiller seg fra vanlig regnskap for enkeltpersonforetak og mange aksjeselskaper. Borettslaget har inntekter fra fellesutgifter, som andelseierne betaler månedlig, og utgifter til drift, forsikring, strøm, renhold, forvaltning og vedlikehold. I tillegg kommer lån, sparing til vedlikeholdsfond og eventuelle større prosjekter, som rehabilitering av tak, fasader eller VVS-anlegg.
Regnskapet må føres løpende, slik at styret til enhver tid kan se hvordan budsjettet holder seg. Et godt regnskapssystem gjør det enklere å følge med på innbetalinger, purringer, leverandørfakturaer og bankavstemming. Det gir også et sikrere grunnlag for beslutninger om fellesutgifter og langsiktig planlegging.
Hvorfor er riktig regnskapsfører viktig-
Regnskapsføreren er ofte den som holder styret trygt innenfor lovverket. Feil i regnskapet kan få konsekvenser både for borettslaget og for enkeltandelseiere. Det kan for eksempel dreie seg om feil fordeling av kostnader, manglende dokumentasjon eller forsinket rapportering til myndighetene.
En erfaren regnskapsfører forstår også forskjellen mellom drifts- og vedlikeholdskostnader, og hvordan disse påvirker fellesutgiftene. Dette er viktig når styret skal forklare økonomien til andelseierne på generalforsamlingen. Tydelig rapportering skaper tillit, og kan redusere spørsmål og misforståelser.
Hva bør et borettslag se etter hos en regnskapsfører-
Når borettslaget skal velge leverandør, bør man vurdere flere forhold. For det første er erfaring med borettslag sentralt. Regnskapsføreren bør kjenne til borettslagsloven, og hvordan årsregnskap, årsberetning og vedlikeholdsplaner skal utarbeides. Det er en fordel om leverandøren har kunder av tilsvarende størrelse og type.
For det andre bør man se på tjenestetilbudet. Dekker leverandøren løpende bokføring, lønn, MVA-rapportering, årsoppgjør og rapportering til styret- Tilbyr de digitale løsninger der styremedlemmer og forretningsfører kan logge inn og følge med på økonomien- Og hvordan er kommunikasjonen- Det hjelper lite med en leverandør som er billig, men sjelden tilgjengelig når styret trenger svar.
For det tredje er pris og avtalevilkår viktige. Be om et tydelig prisoverslag, og sjekk hva som er inkludert. Noen leverandører tar betalt per bilag, andre har fastpris per måned eller per år. Sammenlign gjerne flere tilbud før dere bestemmer dere.
Lovkrav og rapportering
Borettslag har plikt til å føre regnskap i samsvar med regnskapsloven og borettslagsloven. Styret skal legge fram årsregnskap og årsberetning for generalforsamlingen, og regnskapet skal være revidert. Revisjonen må gjennomføres av en godkjent revisor, og årsregnskapet må være godkjent før det kan sendes inn til Regnskapsregisteret.
Det er også viktig å ha god dokumentasjon. Alle fakturaer, kontoutskrifter og avtaler bør arkiveres på en måte som gjør det enkelt å finne frem ved kontroll. En regnskapsfører som kjenner kravene, kan hjelpe styret med å holde orden på dette gjennom hele året, og ikke bare i forbindelse med årsoppgjøret.
Fordeler med å bruke en formidlingstjeneste
Mange borettslag vet ikke hvor de skal begynne når de skal finne ny regnskapsfører. Det kan være tidkrevende å kontakte flere aktører, innhente tilbud og vurdere hvem som passer best. Her kan en formidlingstjeneste gjøre jobben enklere. Ved å beskrive behovene sine får borettslaget kontakt med leverandører som er relevante for dem, uten at styret må bruke mange timer på å lete.
For leverandørene gir formidlingen tilgang til kvalifiserte oppdrag. For borettslagene gir det raskere svar, bedre sammenligningsgrunnlag og større sannsynlighet for at de havner hos en leverandør som faktisk kan levere. Kvaliteten på forespørselen blir også bedre, fordi behovene er tydeligere beskrevet fra start.
Slik fungerer prosessen
En typisk prosess starter med at styret eller forretningsføreren beskriver borettslaget. Det kan være antall leiligheter, type drift, eksisterende regnskapssystem og hvilke tjenester som ønskes. Deretter gjør formidleren en vurdering og sender forespørselen videre til aktuelle leverandører. Borettslaget mottar tilbud, kan stille spørsmål og velger til slutt den løsningen som passer best.
Prosessen bør være enkel og uforpliktende. Det viktigste er at borettslaget får nok informasjon til å ta en god beslutning, og at overgangen til ny regnskapsfører skjer ryddig. Gode leverandører hjelper gjerne med å hente inn historiske data, avstemme kontoer og sikre at alt er klart til neste regnskapsår.
Kostnader ved regnskap for borettslag
Prisen for regnskapsføring varierer med størrelsen på borettslaget, antall bilag, omfanget av tjenester og hvor mye styret selv gjør. Et lite borettslag med få leiligheter og enkel drift vil normalt ha lavere kostnader enn et stort borettslag med mange næringsleiligheter, komplekse vedlikeholdsprosjekter og flere bankkontoer. Det er derfor lurt å be om et tilbud basert på deres faktiske behov.
Husk at det billigste alternativet ikke alltid er det lureste. Feil i regnskapet, forsinket rapportering og dårlig kommunikasjon kan koste mer på sikt, både økonomisk og i form av tid og frustrasjon for styret.
Start i dag
Et velfungerende regnskap er grunnlaget for en trygg og forutsigbar drift av borettslaget. Ved å velge riktig regnskapsfører sikrer dere bedre kontroll, tydeligere rapportering og mindre stress rundt årsoppgjøret. Enten dere står overfor et bytte av regnskapsfører, eller ønsker å forbedre dagens løsning, er det lurt å starte med en grundig vurdering av behovene.
Ta kontakt for å få hjelp til å finne en regnskapsfører som kjenner borettslag, forstår lovverket og kan gi dere den oppfølgingen dere trenger.
Regnskap borettslag i andre områder
BedriftLink
