GDPR-konsulent: Få orden på personvernet i din virksomhet
Personvernforordningen, bedre kjent som GDPR, stiller strenge krav til hvordan virksomheter samler inn, lagrer og bruker personopplysninger. Mange bedrifter opplever at reglene er kompliserte, tidkrevende og vanskelige å tolke. Da kan en erfaren GDPR-konsulent gjøre en stor forskjell. Her får du en oversikt over hva en GDPR-konsulent gjør, når du bør hente inn hjelp, og hvordan du finner rett leverandør for din virksomhet.
Hva er GDPR-
GDPR (General Data Protection Regulation) er EUs personvernforordning, som gjelder i hele EØS-området, også i Norge gjennom personopplysningsloven. Forordningen trådte i kraft i 2018 og har som formål å beskytte enkeltpersoners rettigheter når deres personopplysninger behandles.
Regelverket gjelder for alle virksomheter som behandler personopplysninger, uavhengig av størrelse og bransje. Et navn, en e-postadresse, et fødselsnummer eller en IP-adresse er alle eksempler på personopplysninger. Det betyr at nesten alle bedrifter er omfattet, enten de har ansatte, kunder, leverandører eller bare et nettsted med kontaktskjema.
Sentrale prinsipper i GDPR er blant annet lovlighet, åpenhet, formålsbegrensning, dataminimering, riktighet, lagringsbegrensning, integritet og konfidensialitet. I tillegg har registrerte rettigheter, som innsyn, retting og sletting. Brudd på regelverket kan medføre store bøter, og tilsynsmyndighetene har økt fokus på håndhevelse de siste årene.
Hvorfor trenger bedrifter en GDPR-konsulent-
Mange virksomheter har verken tid, kompetanse eller ressurser til å holde styr på personvernet internt. Det er ofte ikke en oppgave som kan løses én gang for alle. Behandling av personopplysninger endrer seg hele tiden, nye systemer tas i bruk, ansatte slutter og nye kunder kommer til. Uten jevnlig oppfølging kan virksomheten raskt havne i en situasjon som ikke er i samsvar med regelverket.
En GDPR-konsulent bringer med seg spesialisert kunnskap om lovverket, praktisk erfaring fra ulike bransjer og et objektivt blikk på virksomhetens rutiner. Det kan spare deg for kostbare feil, unødvendig risiko og mye frustrasjon. I tillegg bidrar en kompetent konsulent til tillit hos kunder, samarbeidspartnere og ansatte, som i stadig større grad forventer at personopplysningene deres behandles ansvarlig.
Hva gjør en GDPR-konsulent-
Arbeidsoppgavene varierer med virksomhetens behov, men typiske oppdrag inkluderer følgende:
Kartlegging av behandlingsaktiviteter. Konsulenten hjelper deg med å oversikt over hvilke personopplysninger som samles inn, hvorfor, hvor de lagres, hvem som har tilgang og hvor lenge de oppbevares. Dette er ofte grunnlaget for alt videre arbeid og kreves i form av fortegnelse over behandlingsaktiviteter.
Risikovurderinger og konsekvensvurderinger. For behandlinger som medfører høy risiko for de registrertes rettigheter, må det gjennomføres en DPIA (data protection impact assessment). En konsulent kan veilede deg gjennom prosessen og bidra til å identifisere og redusere risikoene.
Utarbeidelse av rutiner og dokumentasjon. Det kan være personvernerklæringer, rutiner for innsynsbegjæringer, prosedyrer for avvikshåndtering, databehandleravtaler og interne retningslinjer for ansatte.
Vurdering av leverandører og databehandlere. Mange virksomheter benytter tredjeparter som behandler personopplysninger på deres vegne. En konsulent kan gjennomgå avtaler og sikre at de oppfyller kravene i GDPR, inkludert vurdering av overføringer til land utenfor EØS.
Opplæring og bevisstgjøring. En god GDPR-konsulent holder kurs for ledelse og ansatte, slik at personvern blir en naturlig del av hverdagen og ikke bare et ansvar for enkeltpersoner.
Avvikshåndtering og krisebistand. Ved sikkerhetsbrudd har virksomheten en meldeplikt til Datatilsynet innen 72 timer. En konsulent kan bistå med vurdering av hendelsen, varsling og oppfølging.
Når bør du engasjere en GDPR-konsulent-
Det finnes flere situasjoner der det lønner seg å hente inn ekstern hjelp. Den vanligste er at virksomheten skal i gang med GDPR-arbeid for første gang og trenger en startpakke med kartlegging, rutiner og opplæring. Andre ganger oppstår behovet etter en hendelse, for eksempel et datainnbrudd, en klage fra en kunde eller en henvendelse fra Datatilsynet.
Også ved vekst, fusjoner, oppkjøp eller innføring av nye digitale løsninger kan det være klokt å få en uavhengig vurdering. Mange virksomheter ønsker i tillegg å dokumentere etterlevelse overfor kunder i anbudsprosesser, og da kan en ekstern konsulent gi en troverdig vurdering av modenhet og rutiner.
Personvernombud eller GDPR-konsulent ? hva er forskjellen-
Dette er et spørsmål mange stiller seg. Et personvernombud er en formell rolle som kreves for enkelte virksomheter, blant annet offentlige organer og virksomheter som behandler store mengder sensitive personopplysninger eller foretar systematisk overvåking. Personvernombudet skal være uavhengig, rapportere til ledelsen og fungere som kontaktpunkt mot tilsynsmyndighetene.
En GDPR-konsulent er ikke nødvendigvis et personvernombud, men kan være et verdifullt supplement eller alternativ for virksomheter som ikke er pliktige til å ha et formelt ombud. Mange konsulenter tilbyr også ekstern personvernombudstjeneste på deltid, og det kan være en fleksibel løsning for mindre og mellomstore bedrifter.
Slik finner du riktig GDPR-konsulent
Å velge riktig konsulent er avgjørende for at samarbeidet skal gi resultater. Det finnes mange aktører i markedet med varierende bakgrunn og kompetanse, og kvaliteten kan variere betydelig. Her er noen forhold å vurdere:
Relevant erfaring. Se etter konsulenter som har arbeidet i samme bransje som din virksomhet, eller med lignende type behandling av personopplysninger. Bransjekunnskap gjør det lettere å tilpasse løsningene til hverdagen din.
Juridisk og teknisk kompetanse. GDPR krever både juridisk forståelse og innsikt i informasjonssikkerhet og IT. Den beste konsulenten har gjerne bakgrunn fra begge områder, eller samarbeider med spesialister som dekker dem.
Dokumenterbare kvalifikasjoner. Sertifiseringer, utdanning og referanser sier mye om faglig nivå. Be gjerne om eksempler på tidligere leveranser, uten at det bryter med taushetsplikt.
Pragmatisk tilnærming. Du trenger en konsulent som kan forklare komplekse forhold på et språk du forstår, og som prioriterer tiltak etter risiko og nytte. Perfekt etterlevelse på alle punkter samtidig er sjelden realistisk, og en god rådgiver hjelper deg med å finne veien videre.
Tilgjengelighet og oppfølging. Avklar hvordan samarbeidet skal fungere, hvor raskt konsulenten kan respondere og om det finnes et fast kontaktpunkt. Det er ofte i den løpende oppfølgingen at verdien av konsulenten virkelig viser seg.
Tydelig pris og leveranse. Be om et klart tilbud med beskrivelse av hva som er inkludert. Unngå avtaler der omfanget er uklart, og avklar hvordan ekstraarbeid faktureres.
Slik kan vi hjelpe deg
Vi formidler oppdrag mellom virksomheter som trenger hjelp med personvern og dyktige GDPR-konsulenter som kan levere. Det betyr at du slipper å bruke tid på å lete etter riktig kompetanse selv. Du beskriver behovet ditt, så sørger vi for at forespørselen går til leverandører som passer til bransje, omfang og budsjett.
Vi kvalitetssikrer leverandørene vi samarbeider med, og hjelper deg med å sammenligne tilbud, slik at du kan ta et godt og informert valg. Enten du trenger en engangsgjennomgang, løpende personvernombud på deltid eller bistand ved en akutt hendelse, finner vi en løsning som er tilpasset dine behov.
Har du spørsmål om GDPR eller ønsker å komme i gang med personvernarbeidet i din virksomhet- Ta kontakt i dag, så får du en uforpliktende prat om hva som er riktig for deg. Personvern handler om tillit, og med rett hjelp kan du både etterleve regelverket og styrke relasjonene til kundene dine.
GDPR-konsulent i andre områder
BedriftLink
