Konferansier: Den som binder arrangementet sammen
En konferansier er den personen som leder et arrangement fra start til slutt. Enten det gjelder en konferanse med hundrevis av deltakere, en firmafest, et årsmøte eller en galla, er konferansieren den som tar imot gjestene, holder programmet i gang og skaper en god stemning i salen. Rollen er mer krevende enn mange tror, og en dyktig konferansier kan være avgjørende for om et arrangement oppleves som vellykket.
Ordet kommer fra fransk og betyr egentlig den som har ansvar for å innlede eller presentere. I dag omfatter yrket mye mer enn bare å lese opp programposter. Konferansieren er en kombinasjon av programleder, underholder, moderator og representant for arrangøren. Vedkommende må kunne møte et publikum med respekt, holde tempoet oppe og tilpasse seg uforutsette situasjoner.
Hva gjør en konferansier-
Oppgavene varierer med type arrangement, men de fleste konferansiere har ansvar for å åpne og avslutte programmet, presentere foredragsholdere og paneldeltakere, og sørge for at tidsplanen holdes. Mange har også i oppdrag å holde publikum engasjert mellom programpunktene, for eksempel gjennom spørsmål, små quizer eller humor som passer situasjonen.
Før arrangementet bruker en god konferansier tid på forberedelser. Det innebærer å sette seg inn i arrangørens budskap, gå gjennom manus og talerliste, og ofte å møte oppdragsgiver for en gjennomgang. Mange konferansiere ønsker også å lære deltakerne litt om bedriften eller organisasjonen på forhånd, slik at kommentarene og overgangene blir relevante og personlige.
Under selve arrangementet må konferansieren ha god kontroll. Det handler om timing, tydelig stemme, god kroppsspråk og evnen til å improvisere når noe går annerledes enn planlagt. En taler som er forsinket, et teknisk problem eller et publikum som er tregt til å komme i gang, krever rask og rolig håndtering. Nettopp dette skiller de erfarne fra de mindre erfarne.
Ulike typer arrangementer
Konferansierens rolle tilpasses alltid arrangementet. En faglig konferanse krever gjerne en som er trygg på fagfeltet, og som kan holde en saklig og strukturert ramme uten å miste publikums oppmerksomhet. Her er det viktig å kunne forklare sammenhenger, lede overganger mellom foredrag og administrere spørsmål fra salen.
En firmafest eller julebord stiller helt andre krav. Der handler det mer om underholdning, humor og å få folk til å bli med. Konferansieren kan lede konkurranser, intervjue ledere på en morsom måte eller gjøre lystige innslag som binder avdelinger og ansatte sammen.
Galla, utdelinger og jubileer ligger et sted midt imellom. Her kreves det verdighet, tydelig språk og evnen til å skape høytidelige øyeblikk, samtidig som stemningen skal være varm og løftende. Mange velger konferansiere med erfaring fra tv, radio eller scenen for slike oppdrag.
Også årsmøter, seminarer, produktlanseringer og kundearrangementer har sitt eget preg. Felles for alle er at konferansieren må forstå hva arrangøren ønsker å oppnå, og bidra til at budskapet kommer tydelig frem.
Slik velger du riktig konferansier
Å velge riktig konferansier handler først og fremst om å klargjøre hva slags arrangement dere skal ha. Tenk gjennom målgruppe, antall deltakere, stemning og hvilke mål dere har for dagen. En konferansier som passer perfekt til en stor bransjekonferanse, er ikke nødvendigvis den rette for en intim jubileumsfest.
Det er også lurt å se på erfaring og referanser. Har vedkommende ledet lignende arrangementer før- Kan dere se video fra tidligere oppdrag- Mange konferansiere har en demo eller et kort opptak som gir et godt inntrykk av hvordan de fungerer på scenen. Det er ofte mer verdt enn en lang beskrivelse på papiret.
Personlig kjemi betyr også noe. Dere vil samarbeide tett med konferansieren i forkant, og det er viktig at dere har god dialog og tillit. En god konferansier stiller spørsmål, kommer med egne forslag og lytter til oppdragsgiverens ønsker.
Forberedelser som gir et bedre resultat
Uansett hvor god konferansieren er, blir resultatet best når oppdragsgiver gir tydelig informasjon i forkant. Send gjerne over program, talerliste, navn og uttale, bakgrunnsmateriale om bedriften og eventuelle språklige eller kulturelle hensyn. Jo mer konferansieren vet, jo tryggere kan vedkommende opptre.
Det lønner seg også å avtale en gjennomgang før arrangementet. Her kan dere avklare tidsplan, overganger, eventuelle sensitive temaer og hva som skal gjøres dersom noe endrer seg underveis. Mange konferansiere ønsker også å møte lokalet eller teste lyd og mikrofon sammen med teknikerne.
Husk at konferansieren er et ansikt utad for arrangementet. Gi vedkommende god tid, tydelige rammer og en klar kontaktperson på dagen. Da kan konferansieren fokusere på det viktigste: å gjøre arrangementet til en opplevelse for deltakerne.
Hvorfor bruke en profesjonell konferansier-
Mange arrangører tenker at en av de ansatte kan lede programmet. Det kan fungere i enkelte tilfeller, men en profesjonell konferansier gir ofte en helt annen kvalitet. Vedkommende har trening i å snakke til store grupper, kan håndtere pauser og overganger uten å miste tempoet, og har sjelden behov for å være nervøs over selve opptredenen.
En profesjonell konferansier frigjør også tid for resten av organisasjonen. Ledere og ansatte kan delta aktivt i arrangementet, i stedet for å være opptatt med å styre programmet. Det gir ro, bedre flyt og et mer helhetlig inntrykk for gjestene.
Til slutt handler det om inntrykket. Et arrangement der programmet glir fint fra punkt til punkt, der humoren treffer og der stemningen er god, blir husket. Det er ofte konferansieren som står for denne følelsen, og derfor er valget så viktig.
Finn riktig konferansier til ditt arrangement
Hvis du planlegger et arrangement og trenger en konferansier, er det verdt å bruke tid på å finne den rette personen. Beskriv gjerne behovet ditt så tydelig som mulig: type arrangement, dato, sted, antall deltakere, ønsket stil og budsjett. Da kan vi hjelpe deg med å finne en konferansier som passer til akkurat din situasjon.
Kontakt oss for en uforpliktende prat, så finner vi sammen den konferansieren som best løfter ditt arrangement og gir deltakerne en opplevelse de husker lenge.
Konferansier i andre områder
BedriftLink
