Hva er arbeidsplassvurdering-
En arbeidsplassvurdering, ofte kalt APV, er en systematisk gjennomgang av arbeidsmiljøet i en virksomhet. Målet er å finne forhold som kan skade helsen til de ansatte, enten de er fysiske, kjemiske, organisatoriske eller psykososiale, og å sette i gang tiltak før skaden skjer. APV er et verktøy for forebygging. Den handler ikke om å lete etter skyldige, men om å forstå hvordan arbeidet faktisk utføres og hvordan det kan gjøres tryggere og bedre.
Begrepet brukes mye i Norge, og det er nært knyttet til arbeidsmiljøloven og forskrift om systematisk helse-, miljø- og sikkerhetsarbeid, ofte kalt internkontrollforskriften. Der står det at arbeidsgiver skal kartlegge risikoer, vurdere dem og iverksette tiltak. En APV er en av de mest brukte metodene for å oppfylle disse kravene.
Hvem trenger en arbeidsplassvurdering-
Alle virksomheter med ansatte har plikt til å arbeide systematisk med helse, miljø og sikkerhet. Det gjelder både små kontorer med noen få ansatte og store industrivirksomheter. Omfanget og detaljnivået må tilpasses virksomhetens størrelse, bransje og risikoprofil. Et byggefirma med tunge løft og høyder har helt andre utfordringer enn et regnskapskontor, men begge trenger en oversikt over risikoen i arbeidshverdagen.
Det er også vanlig at virksomheter gjennomfører en APV når de skal flytte til nye lokaler, innføre nye arbeidsprosesser, ansette mange nye medarbeidere, eller når det har skjedd flere sykemeldinger, ulykker eller klager på arbeidsmiljøet. En APV kan også være et ledd i arbeidet med å bli en mer attraktiv arbeidsgiver, fordi god dokumentasjon på arbeidsmiljøet styrker tilliten både internt og eksternt.
Hvordan gjennomføres en arbeidsplassvurdering-
En god APV følger som regel noen faste steg. Først må man avklare hva som skal kartlegges og hvem som skal være med. Ledelsen bør forankre prosessen tidlig, og de ansatte og verneombudet bør få en reell rolle. Når medarbeiderne deltar, får man ofte et mer riktig bilde av de faktiske forholdene, fordi de kjenner arbeidshverdagen best.
Deretter kartlegges arbeidsforholdene. Det kan gjøres gjennom spørreskjemaer, intervjuer, befaringer, gjennomgang av sykefravær og avvikssystemer, og samtaler i grupper. Kartleggingen bør dekke fysiske forhold som støy, lys, temperatur, luftkvalitet og tunge løft, ergonomi og arbeidsstillinger, kjemikalier og andre helsefarlige stoffer, samt organisatoriske og psykososiale forhold som arbeidsmengde, stress, konflikter, vold og trusler, samarbeid og medvirkning.
Når informasjonen er samlet, vurderes risikoen. Det vanlige er å se på hvor sannsynlig det er at noe går galt og hvor alvorlige konsekvensene kan bli. Dette gir en prioritert liste over hva som haster mest. Så utarbeides konkrete tiltak med ansvarlig person og tidsfrist. Til slutt må tiltakene følges opp, og resultatene evalueres. En APV som ligger i en skuff uten oppfølging gir lite verdi, og det er ofte her mange virksomheter faller igjennom.
Hvorfor er dokumentasjon viktig-
Dokumentasjon er ikke bare byråkrati. Skriftlige vurderinger og tiltaksplaner gjør det mulig å vise at virksomheten har gjort det den skal, og at arbeidet faktisk er i gang. Ved tilsyn fra Arbeidstilsynet er dokumentasjon ofte det første som etterspørres. Den gir også kontinuitet, slik at ny leder eller nye medarbeidere kan se hva som tidligere er gjort og hvorfor.
Dokumentasjonen gir også bedre beslutningsgrunnlag. Når ledelsen kan se data over tid, for eksempel utvikling i sykefravær, belastningsskader eller ulykkesrapporter, er det lettere å prioritere ressurser der de gjør mest nytte. En APV kan dermed bli et strategisk verktøy og ikke bare en plikt.
Når bør man få hjelp utenfra-
Mange virksomheter velger å få hjelp til arbeidsplassvurderingen, særlig hvis de mangler intern kompetanse på HMS, har begrenset tid, eller ønsker en uavhengig vurdering. Ekstern bistand kan bidra med erfaring fra andre bedrifter, faglig tyngde og en objektiv tilnærming. En konsulent kan også hjelpe med å få i gang en prosess som har stoppet opp, og med å oversette funn til handlingsrettede tiltak.
Det er likevel viktig at ekstern hjelp ikke overtar ansvaret. Arbeidsgiver har fortsatt plikten til å sørge for et forsvarlig arbeidsmiljø. Den beste løsningen er ofte et samarbeid der konsulenten leder prosessen og gir faglig støtte, mens ledelse, verneombud og ansatte står for gjennomføring og oppfølging.
Hvordan finner man riktig leverandør-
Når man skal velge leverandør for en arbeidsplassvurdering, bør man se etter konkret erfaring fra tilsvarende bransjer, dokumentert kompetanse innen arbeidsmiljø og HMS, og en tydelig metode. Be gjerne om referanser og eksempler på tidligere rapporter, uten personopplysninger. Sjekk også hvordan leverandøren arbeider med medvirkning, og om de kan tilpasse opplegget til virksomhetens størrelse og behov.
Pris er en faktor, men bør ikke være det eneste kriteriet. En billig vurdering som ikke fører til konkrete tiltak er dyrere på sikt enn en grundig prosess som faktisk forbedrer arbeidsmiljøet. Det lønner seg også å avklare på forhånd hva som skal leveres, for eksempel rapport, tiltaksplan, presentasjon for ledelsen og eventuell oppfølging.
Kom i gang med arbeidsplassvurderingen
Har du ansvar for HMS i din virksomhet og lurer på hvordan du bør gå frem, er det lurt å starte med en enkel nåstatus. Hvilke forhold er det mest bekymring for- Finnes det tidligere kartlegginger eller tiltak som kan brukes som utgangspunkt- Hvem bør være med i prosessen- Svarene på disse spørsmålene gjør det lettere å vurdere om du trenger ekstern hjelp, og hva du bør be om.
En arbeidsplassvurdering er ikke et engangsprosjekt, men en del av et løpende arbeid. Jo tidligere man setter i gang, desto bedre er mulighetene for å forebygge sykefravær, skader og konflikter. Et trygt og godt arbeidsmiljø lønner seg for både ansatte og virksomhet, og en grundig arbeidsplassvurdering er et konkret og praktisk første steg mot dette.
Arbeidsplassvurdering i andre områder
BedriftLink
