Dokumentskanning: Slik digitaliserer du papirarkivet ditt
Mange bedrifter og privatpersoner sitter fortsatt på store mengder papirdokumenter. Permer med kontrakter, fakturaer, personalmapper og gamle arkiver tar opp plass, er vanskelige å søke i og kan gå tapt ved brann, vannskade eller flytting. Dokumentskanning er løsningen som gjør papirbasert informasjon digital, søkbar og trygg. Her forklarer vi hva dokumentskanning innebærer, hvorfor det lønner seg og hvordan du finner riktig leverandør.
Hva er dokumentskanning-
Dokumentskanning er prosessen der fysiske papirdokumenter gjøres om til digitale filer, vanligvis i formatene PDF eller TIFF. Skanningen gjøres med profesjonelt utstyr som kan håndtere store volumer raskt og med høy kvalitet. Når dokumentene er digitalisert, kan de lagres i et dokumentarkiv, knyttes til sakssystemer eller arkiveres i skyen.
En moderne dokumentskanning omfatter mer enn bare å ta bilder av sider. Ofte inkluderer tjenesten OCR-behandling (optisk tegngjenkjenning), slik at teksten i dokumentet blir søkbar. Det betyr at du kan finne et bestemt navn, et fakturanummer eller en bestemt setning på sekunder, i stedet for å bla gjennom hundrevis av sider.
Fordeler med å digitalisere dokumenter
Den største fordelen er tilgjengelighet. Digitale dokumenter kan åpnes fra kontoret, hjemmekontoret eller fra mobilen, og flere personer kan jobbe med samme dokument samtidig. Dette gjør arbeidshverdagen mer effektiv og reduserer tiden som brukes på å lete etter informasjon.
Sikkerhet er den nest største gevinsten. Papir er sårbart for brann, vann, skadedyr og tyveri. Et digitalt arkiv med sikkerhetskopiering og tilgangsstyring gir mye bedre beskyttelse. Mange virksomheter oppdager at de for første gang har full oversikt over hva de faktisk har liggende.
Digitalisering frigjør også plass. Fysiske arkiver krever kontorareal, lagerrom og ofte eksterne lagringsløsninger med løpende kostnader. Når dokumentene er digitale, kan rommet brukes til annen virksomhet.
Til slutt bidrar dokumentskanning til bedre etterlevelse av regelverk. Bokføringsloven, arkivloven og personopplysningsloven stiller krav til oppbevaring, sletting og tilgang til dokumentasjon. Et velorganisert digitalt arkiv gjør det enklere å oppfylle disse kravene.
Hvilke dokumenter bør skannes-
Nesten alle typer papirdokumenter kan skannes, men noen kategorier er spesielt aktuelle. Regnskapsmateriell som fakturaer, kvitteringer og bilag er ofte det første som digitaliseres, fordi det må oppbevares i flere år og ofte skal leveres elektronisk til revisor.
Kontrakter og avtaler er også viktige. Når de er skannet og søkbare, er det raskt å finne frem til vilkår, utløpsdatoer og signaturer. Personalmapper, med ansettelsesavtaler og attester, kan digitaliseres med tilhørende tilgangsbegrensninger, slik at kun autorisert personell får innsyn.
Eldre arkiver er et eget kapittel. Mange virksomheter har gamle protokoller, tegninger og korrespondanse som sjelden brukes, men som likevel må bevares. Arkivskanning av slikt materiale bevarer informasjonen for ettertiden og frigjør plass samtidig.
For små og store prosjekter gjelder samme prinsipp: start med det som er mest brukt eller mest kritisk, og planlegg resten etter behov.
Slik foregår en dokumentskanning
En god skanneprosess er strukturert og forutsigbar. Den starter vanligvis med en kartlegging av hva som skal skannes, hvor mye det er, og hvilke krav som gjelder for oppbevaring og tilgang. Dette danner grunnlaget for pris, tidsplan og valg av løsning.
Deretter kommer forberedelsen. Binders, heftklammer og andre hindringer fjernes, og dokumentene sorteres etter type eller prosjekt. Dette er et arbeid som kan ta tid, men som gir et bedre sluttresultat.
Selve skanningen gjøres med profesjonelt utstyr. Kvalitetskontroll er viktig: dokumentene må være lesbare, riktig orientert og komplette. Etter skanning kan filene navngis, indekseres og lastes opp til ønsket system.
Til slutt leveres dokumentene tilbake eller destrueres i henhold til avtale og gjeldende regler. Mange leverandører tilbyr sikker makulering med dokumentasjon, noe som er viktig for personopplysninger og sensitiv informasjon.
Sikkerhet og personvern
Når dokumenter inneholder personopplysninger, helseopplysninger eller forretningshemmeligheter, må skanningen gjøres på en trygg måte. Leverandøren bør ha rutiner for taushetsplikt, tilgangskontroll og sporbarhet. Det er også viktig at det finnes skriftlige avtaler som regulerer behandlingen av opplysningene, i tråd med personvernforordningen (GDPR).
Spør gjerne leverandøren hvor dokumentene behandles, hvem som har tilgang til dem, og hvordan de krypteres under transport og lagring. Et seriøst firma vil kunne svare tydelig på disse spørsmålene.
Hva koster dokumentskanning-
Prisen for dokumentskanning varierer mye og avhenger av flere faktorer. Antall sider er den viktigste, men også dokumentenes størrelse, tilstand, behov for OCR, indeksering og eventuell henting og levering påvirker prisen. Rene A4-ark er rimeligere å skanne enn innbundne bøker, gule og skjøre dokumenter eller tegninger i stort format.
For å få et godt tilbud bør du beskrive omfanget så konkret som mulig. Oppgi gjerne en estimert mengde, dokumenttyper, ønsket filformat og eventuelle krav til tidsfrist. Jo bedre underlag, desto mer treffsikkert blir tilbudet.
Slik finner du riktig leverandør
Valget av leverandør er avgjørende for et godt resultat. Se etter erfaring med lignende prosjekter, gode referanser og tydelige rutiner for kvalitet og sikkerhet. Det bør være enkelt å kommunisere med leverandøren, og de bør kunne forklare prosessen på en forståelig måte.
Vurder også fleksibilitet. Behovene dine kan endre seg, og en leverandør som kan tilby både engangsprosjekter og løpende skanning, gir deg mer trygghet på sikt. Sjekk gjerne om de kan levere i ditt eksisterende system, eller om de har løsninger for integrasjon med regnskap og sakssystemer.
Gjennom vår formidlingstjeneste kan du beskrive oppdraget ditt én gang, og få det koblet til relevante leverandører som har kapasitet og kompetanse til akkurat din type prosjekt. Det sparer tid, gir deg flere alternativer å sammenligne og gjør det enklere å komme raskt i gang.
Kom i gang med dokumentskanning i dag
Papirarkivet trenger ikke å være en byrde. Med riktig planlegging og en pålitelig leverandør kan du få full kontroll over dokumentene dine, redusere risikoen for tap og skaffe deg et arkiv som fungerer for hele organisasjonen. Start med å kartlegge hva du har, bestem hva som er viktigst å digitalisere først, og be om tilbud fra leverandører som passer til oppdraget ditt.
Dokumentskanning i andre områder
BedriftLink
