Kaffeavtale for kontor: Slik finner du riktig løsning
Et godt kaffetilbud på jobben er mer enn bare en hyggelig detalj. For mange arbeidsplasser er kaffe en del av hverdagen, og det påvirker både trivsel, samarbeid og hvordan ansatte opplever arbeidsgiveren. Når du søker etter kaffeavtale kontor, er du sannsynligvis på jakt etter en løsning som er enkel å administrere, til en fornuftig pris, og som gir de ansatte kaffe av god kvalitet hele uken.
Her får du en oversikt over hva en kaffeavtale innebærer, hva du bør se etter, og hvordan du kan finne en leverandør som passer din virksomhet.
Hva er en kaffeavtale for kontor-
En kaffeavtale er en avtale mellom kontoret ditt og en leverandør som sørger for levering av kaffe, og ofte også utstyr som kaffemaskiner, kopper, melk, te og andre drikkevarer. Leverandøren fyller på forbruksvarer jevnlig, og i mange tilfeller står de også for service og vedlikehold av maskinene.
Avtalen kan variere mye. Noen bedrifter ønsker bare kaffebønner eller kaffekapsler levert til døren, mens andre ønsker en komplett løsning der maskinen settes opp, serviceres og fornyes etter behov. Felles for de fleste avtaler er at de gir forutsigbarhet, fordi du vet hva det koster og slipper å bruke tid på innkjøp.
Fordeler med kaffeavtale på jobben
Den største fordelen er trolig den praktiske. Når leverandøren står for påfyll og service, slipper de ansatte å bekymre seg for at kaffen går tom, eller at maskinen står å bråker uten at noen vet hva som er feil. Det sparer tid for alle, og det er ofte en av grunnene til at bedrifter velger en fast avtale fremfor å kjøpe kaffe tilfeldig i butikken.
Økonomien er også et viktig argument. Ved å binde seg til en avtale kan man ofte oppnå en lavere kostnad per kopp enn ved innkjøp i detaljhandelen. Du får også bedre oversikt over utgiftene, fordi du betaler et fast beløp eller en avtalt pris per leveranse.
Kaffe er dessuten et lite gode som betyr mye for arbeidsmiljøet. Gode kaffepauser gir gode anledninger til uformelle samtaler, og de kan bidra til bedre samhold på tvers av avdelinger. For mange ansatte er et godt kaffetilbud en del av hvordan de opplever at arbeidsgiveren tar vare på dem.
Kontoret får også et mer profesjonelt inntrykk. Besøkende som får en god kopp kaffe i en ryddig setting, merker det, og det kan være en liten, men viktig del av førsteinntrykket.
Hva bør du se etter i en kaffeavtale-
Før du signerer noe, bør du gjøre deg opp en mening om hva kontoret faktisk trenger. Tenk først på hvor mange som drikker kaffe, hvor mye de drikker, og hvilke typer drikke de foretrekker. Et kontor med ti ansatte har helt andre behov enn en arbeidsplass med hundre personer.
Deretter bør du se nærmere på vilkårene i avtalen. Er det bindingstid, og i så fall hvor lang- Hva skjer hvis dere ønsker å avslutte avtalen tidlig- Er leveringsfrekvensen fleksibel, og hvor raskt kan leverandøren rykke ut ved behov- Dette er spørsmål som ofte blir glemt i starten, men som kan få stor betydning senere.
Vær også oppmerksom på hva som er inkludert i prisen. Er maskinen leid eller kjøpt- Er service og reparasjoner dekket- Er det kostnader for frakt, installasjon eller oppstart- En tilsynelatende billig avtale kan fort bli dyr hvis flere tillegg kommer i tillegg.
Kvalitet på kaffen er naturligvis viktig. Be gjerne om smaksprøver før dere bestemmer dere, og spør hvilke bønner eller blandinger leverandøren tilbyr. Mange tilbydere har ulike varianter, fra milde og lette til mørke og kraftige, og det lønner seg å finne noe som passer de fleste ansatte.
Ulike typer kaffeavtaler
Det finnes flere hovedtyper av kaffeavtaler, og valget avhenger av kontorets størrelse og behov. Den første typen er ren forbruksavtale, der dere kjøper kaffe, kapsler eller bønner jevnlig, men maskinen eies av dere selv. Dette passer godt for mindre kontor som allerede har utstyret på plass.
Den andre typen er leieavtale for maskin, der leverandøren stiller med kaffemaskin og fyller på forbruksvarer. Denne varianten er populær fordi den gir lav startkostnad og inkluderer service. Dere betaler gjerne et fast månedlig beløp, ofte med kaffe inkludert.
Den tredje typen er full kaffeservice, der leverandøren tar hånd om alt fra utstyr og forbruksvarer til vask, påfyll og oppfølging. Dette er den mest komplette løsningen og passer godt for større virksomheter som vil bruke minst mulig tid på administrasjon.
Kaffemaskin, service og vedlikehold
En velfungerende kaffemaskin er avgjørende for hverdagen på kontoret. Når maskinen går i stå, rammes alle. Derfor er det verdt å sjekke hvordan service og reparasjoner håndteres. Hvor raskt kommer teknikeren hvis noe går galt- Finnes det en fast kontaktperson, eller må dere ringe et generelt servicenummer-
Det er også lurt å spørre om rengjøring og vedlikehold. Kaffemaskiner trenger jevnlig avkalking og rengjøring for å gi god smak og holde lenge. Noen leverandører tar dette som en del av avtalen, mens andre overlater det til kontoret. Sørg for å vite hvem som har ansvar for hva.
Slik finner du riktig leverandør
Når dere vet hva dere trenger, er neste steg å finne leverandører som kan tilby det. Start med å lage en enkel kravliste. Den bør inneholde antall ansatte, ønsket type løsning, budsjett og eventuelle spesielle ønsker, for eksempel økologisk kaffe, fairtrade-sertifisering eller et bestemt utvalg av drikke.
Be deretter om tilbud fra flere leverandører og sammenlign dem nøye. Ikke bare se på pris, men også på leveringsbetingelser, service, kundeoppfølging og fleksibilitet. Et lavt prisestimat kan være mindre attraktivt hvis leverandøren er vanskelig å komme i kontakt med når noe skjer.
Les gjerne omtaler fra andre kunder, og spør om referanser hvis dere er usikre. En seriøs leverandør vil som regel være åpen om sitt tilbud og villig til å svare på spørsmål.
Hvordan vi hjelper deg med å finne leverandør
Vi formidler oppdrag mellom kunder og leverandører, og kan hjelpe deg med å komme i kontakt med tilbydere som passer behovet ditt. I stedet for å bruke tid på å lete selv, kan du beskrive hva kontoret trenger, og vi sørger for at forespørselen når frem til relevante leverandører. Du får dermed tilbud basert på det du faktisk har behov for, og slipper mye av jobben med å kontakte mange ulike aktører hver for seg.
Kom i gang med kaffeavtalen din
En god kaffeavtale gir mer enn bare kaffe. Den gir forutsigbarhet, bedre arbeidsmiljø og en enklere hverdag for alle på kontoret. Start med å kartlegge behovene dine, sammenlign alternativer og velg en løsning som passer både budsjett og ansatte.
Ta gjerne kontakt for å få hjelp til å finne en kaffeavtale som passer din virksomhet. Det tar bare noen få minutter å beskrive hva dere trenger, og så kan vi ta det derfra.
Kaffeavtale kontor i andre områder
BedriftLink
