Hva er en referansesjekk-
En referansesjekk er en prosess der en oppdragsgiver eller rekrutterer snakker med tidligere arbeidsgivere, kolleger eller oppdragsgivere for å få et bedre bilde av en kandidats faglige kompetanse, arbeidsmetode og samarbeidsevne. Den brukes som et supplement til intervju, CV og eventuelle tester, og gir innsikt som ikke alltid kommer tydelig frem i en jobbsøknad.
Referansesjekken er ofte det siste steget før en endelig beslutning. Den kan bekrefte inntrykket fra intervjuet, avdekke styrker og utfordringer, og gi grunnlag for å stille gode oppfølgingsspørsmål. Mange velger også å bruke referansesjekk for å kvalitetssikre opplysninger i CV-en, som tidligere roller, ansvarsområder og prosjektresultater.
Hvorfor er referansesjekk viktig-
For arbeidsgivere og oppdragsgivere handler referansesjekk først og fremst om å redusere risiko. En feil ansettelse eller et dårlig valg av konsulent koster tid, penger og energi, både for prosjektet og for teamet rundt. Ved å snakke med personer som har jobbet tett med kandidaten, får man et mer nyansert bilde enn det et intervju alene kan gi.
Referansesjekken gir også bedre grunnlag for å vurdere hvordan kandidaten fungerer i praksis. Noen er svært dyktige, men har utfordringer med kommunikasjon eller prioritering i stressede perioder. Andre er kanskje mindre synlige i en intervjusituasjon, men leverer stabilt og får god tilbakemelding fra kolleger. Slike forhold er vanskelige å avdekke uten å snakke med noen som har sett kandidaten arbeide over tid.
For kandidaten kan en god referanse være avgjørende. Mange rekrutteringsprosesser ender med to eller tre likeverdige kandidater, og da kan positive og troverdige referanser gjøre forskjellen.
Slik gjennomfører du en referansesjekk
En strukturert referansesjekk gir bedre resultater enn en tilfeldig telefonsamtale. Start med å avklare hvilke egenskaper og kompetanser som er viktigst for stillingen eller oppdraget. Lag deretter en liste med spørsmål som tar utgangspunkt i disse kriteriene.
Det er vanlig å be kandidaten om to til tre referansepersoner. Helst bør dette være personer som har hatt en direkte arbeidsrelasjon til kandidaten, for eksempel nærmeste leder, en prosjektleder eller en nær samarbeidspartner. Kolleger og tidligere oppdragsgivere kan også være relevante. Unngå å akseptere referanser som bare er venner eller familie, da de sjelden gir et objektivt bilde.
Ta gjerne kontakt med referansepersonen på forhånd, forklar hvem du er, hva stillingen eller oppdraget går ut på, og hvorfor du ønsker å snakke med vedkommende. Avtal et tidspunkt som passer, og gi gjerne en kort oversikt over hvilke temaer dere skal gå gjennom. Det gjør samtalen mer konkret og respektfull.
Under samtalen bør du lytte mer enn du snakker. Noter det som blir sagt, skille mellom fakta og subjektive vurderinger, og unngå å legge for mye vekt på enkeltutsagn. Dersom du får inntrykk av noe som er uklart, be om konkrete eksempler.
Gode spørsmål å stille under referansesjekken
Åpne spørsmål gir ofte de mest nyttige svarene. Du kan for eksempel spørre hvilke oppgaver kandidaten jobbet med hos dem, og hvordan de vil beskrive kandidatens viktigste bidrag. Spør gjerne om hvilke styrker kandidaten har, og hvilke områder det er rom for utvikling på.
Det er også nyttig å stille spørsmål om samarbeid og kommunikasjon. Hvordan fungerte kandidaten i team- Hvordan håndterte hen tilbakemeldinger og endringer- Hvordan løste hen konflikter eller uenigheter- Slike spørsmål gir innsikt i hvordan kandidaten vil fungere i ditt miljø.
Spør også om arbeidsmetode og leveranser. Tok kandidaten ansvar for egne resultater- Holdt hen avtalte frister- Hvordan var kvaliteten på arbeidet, og hva ville referansepersonen sagt om arbeidsmengde og prioritering-
Til slutt er det lurt å stille et spørsmål om hvorvidt referansepersonen ville ansatt eller engasjert kandidaten igjen. Svaret og måten det gis på, kan være like interessant som selve innholdet.
Juridiske forhold og personvern
Referansesjekk innebærer behandling av personopplysninger, og må derfor skje i tråd med personvernregelverket, herunder personopplysningsloven og GDPR. Kandidaten bør informeres om at det vil bli gjennomført referansesjekk, og hvilke opplysninger som vil bli innhentet. I de fleste tilfeller bør det også innhentes samtykke fra kandidaten før kontakt med referansepersoner.
Det er viktig å begrense innsamlingen til opplysninger som er relevante for stillingen eller oppdraget. Spør aldri om forhold knyttet til helse, religion, politisk oppfatning, fagforeningstilhørighet, seksuell orientering eller familieforhold, med mindre dette er særskilt begrunnet og lovlig. Opplysningene skal kun brukes til formålet de er innhentet for, og slettes når de ikke lenger er nødvendige.
Vær også oppmerksom på at referansepersoner ikke er forpliktet til å gi opplysninger. Respekter det dersom noen ønsker å være tilbakeholdne. Dersom du er usikker på regelverket, bør du ta kontakt med personvernansvarlig i din organisasjon eller få juridisk veiledning.
Vanlige feil å unngå
En vanlig feil er å stole for mye på én enkelt referanse. Alle har sine erfaringer og sin tolkning av andres arbeid, og en enkelt negativ eller positiv vurdering bør veies opp mot andre kilder. Se etter mønstre på tvers av referansepersonene.
En annen feil er å stille ledende spørsmål, som «Var hen ikke veldig dyktig-». Slike spørsmål styrer svaret og gir lite verdi. Bruk heller nøytrale og åpne formuleringer.
Det er også viktig å ikke gjennomføre referansesjekk for sent i prosessen, eller for sent uten at det er avklart med kandidaten. Dersom du først kontakter referanser etter at en beslutning er tatt, mister sjekken mye av sin verdi. Samtidig bør du ikke gjennomføre den før du har et seriøst grunnlag for å vurdere kandidaten.
Til slutt bør du unngå å dokumentere for lite. Noter hva som ble sagt, når samtalen fant sted og hvem som deltok. Det gjør det lettere å begrunne beslutningen senere.
Referansesjekk for konsulenter og leverandører
Ved formidling av konsulenter og oppdrag til leverandører er referansesjekk et viktig verktøy for å sikre riktig kompetanse. Kunden ønsker trygghet for at konsulenten faktisk kan levere det som er avtalt, og leverandøren ønsker å presentere kandidater som passer godt til oppdraget. En grundig referansesjekk bidrar til tillit i hele verdikjeden.
I slike prosesser er det særlig viktig å sammenligne kandidatens erfaring med oppdragets krav. En konsulent med solid bakgrunn innen et teknisk område kan likevel mangle erfaring med den spesifikke metodikken eller bransjen kunden opererer i. Referansesjekken kan avdekke dette tidlig, slik at man kan finne gode løsninger før oppstart.
Dersom du jobber med flere leverandører samtidig, kan det være nyttig å ha en felles mal for referansesjekk. Det gir mer sammenlignbare resultater og gjør beslutningsgrunnlaget tydeligere for kunden.
Slik forbereder du deg som kandidat
Dersom du selv søker jobb eller oppdrag, er det lurt å planlegge referansene dine i god tid. Velg personer som kjenner arbeidet ditt godt, og som gjerne har sett deg levere konkrete resultater. Spør dem om de er villige til å være referanser, og gi dem en oversikt over stillingen eller oppdraget du søker på.
Informer referansepersonene om hvilke kompetanser og erfaringer som er mest relevante for den aktuelle stillingen. Da kan de gi konkrete eksempler som underbygger det du har fortalt i intervjuet. Oppdater gjerne kontaktinformasjonen deres, slik at det ikke oppstår forsinkelser når arbeidsgiveren ønsker å ta kontakt.
Vær også ærlig om eventuelle utfordringer i tidligere roller. En god referanse behøver ikke være perfekt, men den bør være troverdig. Dersom du kan vise hvordan du har lært av en utfordring, kan det faktisk styrke inntrykket av deg.
Oppsummering
Referansesjekk er etverdifullt verktøy for både arbeidsgivere, oppdragsgivere og kandidater. Den gir et bredere bilde av kompetanse, arbeidsmetode og samarbeidsevne, og bidrar til bedre beslutninger. For at den skal fungere godt, må den være strukturert, respektfull og i samsvar med personvernregelverket.
Med gode spørsmål, objektiv vurdering og riktig dokumentasjon kan referansesjekk redusere risiko og gi trygghet for alle parter. Enten du rekrutterer, søker etter oppdrag eller formidler kompetanse til kunder, er en god referansesjekk en investering som ofte lønner seg.
Har du behov for hjelp med referansesjekk i forbindelse med et oppdrag, kan du ta kontakt med oss for en uforpliktende prat om hva som passer for din situasjon.
Referansesjekk i andre områder
BedriftLink
