Reiseregning og utlegg: Alt du trenger å vite
Reiseregning og utlegg er en del av hverdagen for mange ansatte, konsulenter og selvstendig næringsdrivende. Når du betaler for noe i forbindelse med arbeid, for eksempel tog, fly, hotell, mat eller parkering, har du som regel rett til å få pengene refundert. Men for at refusjonen skal komme raskt og uten problemer, må reiseregningen og utleggene være riktig utfylt og dokumentert. Her får du en oversikt over hva som gjelder, og hvordan du unngår de vanligste feilene.
Hva er en reiseregning-
En reiseregning er et dokument der du oppgir reiser du har foretatt i jobbsammenheng, og utgiftene som er knyttet til dem. Reiseregningen sendes til arbeidsgiver eller oppdragsgiver, som kontrollerer den før utbetaling. Den inneholder normalt opplysninger om dato, formål, reisemål, reisemåte, avstand og eventuelle kostnader som bompenger, billetter og overnatting.
Mange bedrifter har egne skjemaer eller digitale løsninger for reiseregning. Bruk alltid den malen som er fastsatt i din virksomhet, selv om det finnes generelle maler på nettet. Det sparer både deg og regnskapsavdelingen for unødvendig arbeid.
Hva er utlegg-
Utlegg er kostnader du har betalt av egen lomme i forbindelse med arbeid, men som ikke nødvendigvis er knyttet til en reise. Eksempler kan være kontorrekvisita, fagbøker, programvare, gaver til kunder, kurs eller mindre innkjøp du har gjort på vegne av firmaet. Felles for utleggene er at de skal være saklige, nødvendige for arbeidet og dokumenterte med kvittering.
Når du fører utlegg, bør du skille tydelig mellom private og jobbrelaterte kjøp. Bruk gjerne et eget kort eller en egen konto til jobbrelaterte utgifter, da blir det enklere å holde oversikt og å dokumentere alt senere.
Slik fører du en god reiseregning
En god reiseregning er enkel å kontrollere. Start med å registrere reisen så snart den er gjennomført, helst samme dag. Da husker du formålet, tidspunkt og detaljer som kan være vanskelige å rekonstruere uker senere. Noter også hvem du møtte, hvilket prosjekt reisen gjaldt, og hvorfor reisen var nødvendig.
Ta vare på alle kvitteringer og billetter. Digitale kvitteringer fra e-post eller apper er like gyldige som papirkvitteringer, så lenge de kan dokumenteres og er lesbare. Sjekk at kvitteringen viser dato, beløp, mva. og hvem som utsteder kvitteringen. Hvis du mister en kvittering, er det lurt å kontakte leverandøren med en gang for å be om en ny.
Når du fyller ut reiseregningen, vær konkret. Skriv for eksempel "Reise til kundemøte i Bergen, Hansa AS, 12. mars" i stedet for bare "Møte". Jo tydeligere du er, desto raskere blir kontrollen.
Satser, kvitteringer og regler
Mange arbeidsgivere bruker statens satser for kilometergodtgjørelse og diettgodtgjørelse som utgangspunkt. Disse satsene oppdateres jevnlig, så kontroller alltid gjeldende satser før du fører kjøring med egen bil eller oppgir diett. Hvis arbeidsgiver har egne avtaler eller regler, er det disse som gjelder.
Kjøring med privat bil krever ofte at du fører kjørebok eller oppgir kjørte kilometer med dato, rute og formål. Parkering og bompenger kan føres som egne poster, men må også dokumenteres. For overnatting er det vanlig å kreve hotellfaktura med navn, dato og beløp.
Vær oppmerksom på at enkelte utgifter ikke refunderes, for eksempel private tillegg på hotellregningen, alkohol i enkelte sammenhenger eller utgifter som ikke har tilknytning til arbeidet. Når du er i tvil, spør heller før du fører enn etterpå.
Vanlige feil som kan forsinke refusjonen
De fleste forsinkelser skyldes små feil som kunne vært unngått. Manglende kvitteringer er den klart vanligste årsaken. Deretter følger uklar begrunnelse, feil dato, manglende underskrift eller godkjenning, og regnefeil i summeringen. Det er også vanlig at reiseregningen sendes for sent, noe som kan gjøre at den ikke blir behandlet i rett periode.
En annen feil er å blande sammen private og jobbrelaterte utgifter. Det skaper mistanke og gjør kontrollen mer tidkrevende. Hold derfor ryddige skiller, og les gjennom reiseregningen en siste gang før du sender den inn.
Digitale løsninger for reiseregning og utlegg
Mange virksomheter har gått over til digitale systemer for reiseregning og utlegg. Der kan du ofte fotografere kvitteringer med mobilen, koble til bankkort, og sende inn reiseregningen med noen få klikk. Dette reduserer risikoen for tapte papirer og gir bedre oversikt for både ansatt og regnskapsfører.
Når du velger eller bruker et digitalt verktøy, er det lurt å sjekke at det er enkelt å bruke, at kvitteringer lagres trygt, og at systemet følger gjeldende regler for bokføring og oppbevaring. Mange løsninger lar deg også følge med på status, slik at du ser når utbetalingen er godkjent.
Hjelp til reiseregning og utlegg gjennom oss
Vi formidler oppdrag mellom kunder og leverandører som har kompetanse innen regnskap, administrasjon og økonomistyring. Enten du trenger hjelp til å sette opp rutiner for reiseregning og utlegg, å behandle innsendte krav, eller å få på plass en løsning som fungerer for hele virksomheten, kan vi bidra til å finne riktig leverandør for akkurat din situasjon.
Vi kobler deg med fagfolk som kjenner regelverket, og som kan tilpasse løsningen etter størrelsen og behovene til din bedrift. Ta kontakt for en uforpliktende prat, så hjelper vi deg videre. Med gode rutiner blir reiseregning og utlegg en enkel og forutsigbar del av arbeidshverdagen, og du får pengene tilbake raskere.
Reiseregning og utlegg i andre områder
BedriftLink
