Finn Rydde i regnskapet - uten å ringe rundt

Rydde i regnskapet: Slik får du orden på bokføringen igjen

Mange små og mellomstore bedrifter sliter med et regnskap som har blitt liggende for lenge. Kvitteringer er borte, bankavstemmingen stemmer ikke, og fakturaer er ført på feil konto eller ikke ført i det hele tatt. Når situasjonen har vart en stund, kan det føles uoversiktlig å starte. Heldigvis finnes det en klar fremgangsmåte for å rydde i regnskapet, og du trenger ikke å gjøre jobben alene. Denne artikkelen forklarer hva en opprydding innebærer, hvilke tegn som viser at du trenger den, og hvordan du går frem for å få orden på tallene igjen.

Hva betyr det å rydde i regnskapet-

Å rydde i regnskapet betyr å gå gjennom alle bokførte transaksjoner, dokumentasjon og avstemminger for en gitt periode, og rette opp feil og mangler. Målet er at regnskapet skal gi et riktig og oppdatert bilde av virksomhetens økonomi, og at det skal være i samsvar med regnskapslovens krav og god bokføringsskikk. En opprydding kan omfatte alt fra enkle rettelser til en full gjennomgang av flere år. Noen trenger bare å få ajour bankavstemminger og manglende bilag på plass. Andre har behov for en grundig revisjon av kontoplan, mva-rapportering og lønnsbokføring. Hvor omfattende jobben blir, avhenger av hvor lenge det har vært rot, og hvor mye som er gjort feil.

Tegn på at regnskapet trenger en opprydding

Det finnes flere signaler som tyder på at det er på tide å ta tak i regnskapet. Det viktigste er kanskje at du ikke har oversikt over økonomien din. Hvis du ikke vet hvor mye penger du har på konto, hva du skylder leverandører, eller hva kundene skylder deg, er det et alvorlig varsel. Andre tegn er at bilag mangler i systemet, at kontoene har saldoer som ikke gir mening, eller at det ligger ubetalte fakturaer og ikke-avstemte transaksjoner i bankbildet. Hvis mva-oppgaven tar lang tid eller gir ulike tall hver gang du regner den ut, bør du også se nærmere på regnskapet. Et tydelig tegn er også at det stresser deg å åpne regnskapsprogrammet. Mange bedriftseiere utsetter jobben fordi den virker uoverkommelig, men jo lenger du venter, desto mer arbeid blir det. Dessuten kan manglende oppfølging gi konsekvenser i form av purregebyrer, feil i skatteoppgjøret og problemer ved søknad om lån eller finansiering.

Vanlige årsaker til et rotete regnskap

Det er sjelden én enkelt årsak til at regnskapet kommer ut av kontroll. Ofte skjer det gradvis. En travel periode gjør at bilag samles opp, og så kommer sommerferien eller en stor ordre, og plutselig er det flere måneder med etterslep. Andre vanlige årsaker er manglende rutiner for dokumentasjon, der kvitteringer legges i en skuff i stedet for å registreres med en gang. Det kan også skyldes at man har byttet regnskapsprogram eller regnskapsfører uten å få med seg historikken ordentlig. Feil kontering på grunn av uklare regler, eller at ansatte fører utgifter uten å vite hvordan de skal kodes, er også hyppige kilder til feil. Å forstå årsakene er viktig, fordi det gir grunnlag for å endre rutinene. Ellers risikerer du å havne i samme situasjon igjen om et år.

Hva inngår i en opprydding-

En grundig opprydding i regnskapet består vanligvis av flere trinn. Først gjennomgår man kontoplanen for å sjekke at kontoene er riktig satt opp og brukt i tråd med virksomhetens aktiviteter. Deretter kontrolleres bilagene, slik at alle utgifter og inntekter har dokumentasjon, og at de er ført på riktig konto og riktig mva-kode. Bankavstemming er et annet sentralt element. Alle transaksjoner på bankkontoen skal kunne knyttes til et bilag i regnskapet. Når dette stemmer, kan man være trygg på at saldoen i systemet er riktig. Tilsvarende gjelder for kundereskontro og leverandørreskontro, der åpne poster må avklares og lukkes. Lønnsbokføring, feriepenger, arbeidsgiveravgift og andre avsetninger må også kontrolleres. I tillegg bør man sjekke at mva-oppgavene er innrapportert korrekt, og at det ikke finnes avvik mellom regnskapet og innsendte oppgaver. Til slutt utarbeides ofte en avstemming av balansekontoer, slik at man kan dokumentere at saldoene er riktige.

Slik foregår prosessen

Den beste måten å starte på er med en enkel statusvurdering. Hvilke perioder er det som mangler- Hvor mange bilag ligger ubehandlet- Hvilke kontoer er mest uoversiktlige- Svarene gir et realistisk bilde av hvor mye arbeid som venter, og hjelper deg med å avgjøre om du kan gjøre jobben selv, eller om du bør få hjelp. Når du vet omfanget, er det lurt å lage en plan. Start gjerne med det som er viktigst og mest tidssensitivt, for eksempel innrapportering av mva og lønn, før du går videre til eldre perioder. Sett opp en fast tidsramme med milepæler, slik at arbeidet ikke drar ut i det uendelige. Det er også viktig å samle inn all dokumentasjon. Be leverandører om fakturaer på nytt dersom du mangler dem, og gå gjennom bankutskrifter og kortoversikter. Jo bedre underlag du har, desto raskere går oppryddingen. Når regnskapet er bragt i orden, bør du dokumentere hva som er gjort, og hvilke rutiner som skal gjelde fremover. Det gjør det enklere både for deg og for andre som skal jobbe med regnskapet senere.

Hvordan velge riktig hjelp

Mange velger å hente inn ekstern hjelp når regnskapet har blitt for stort å ta igjen alene. Det finnes ulike typer leverandører, fra små regnskapsbyråer til større aktører med spesialisert kompetanse. Riktig valg avhenger av bedriftens størrelse, bransje og behov. Når du skal velge, er det flere forhold å vurdere. Sjekk at leverandøren har god erfaring med oppryddingsoppdrag, og gjerne innen samme bransje som din. Spør om hvordan de jobber, hvem som skal utføre arbeidet, og hvordan kommunikasjonen blir underveis. En god leverandør vil forklare hva de gjør, og hvorfor, slik at du lærer av prosessen. Det er også lurt å be om et uforpliktende tilbud, der omfanget er beskrevet tydelig. Da unngår du overraskelser på fakturaen, og du kan sammenligne flere alternativer på en rettferdig måte. Gjennom en formidlingstjeneste kan du få hjelp til å finne fram til leverandører som passer til oppdraget ditt. Du beskriver behovet, og vi kobler deg med fagfolk som kan ta jobben. Det sparer tid, og gjør det enklere å få et godt match fra starten.

Hva koster det å rydde i regnskapet-

Prisen for en opprydding varierer mye. Den største faktoren er hvor mye arbeid som må gjøres. Et regnskap med noen få måneder etterslep og god dokumentasjon er raskt å få på plass, mens et regnskap med flere år uten avstemminger kan kreve betydelig mer tid. Andre forhold som påvirker prisen er antall transaksjoner, kvaliteten på dokumentasjonen, hvilket regnskapssystem du bruker, og om det er behov for omfattende rettelser av tidligere år. Mange leverandører tar betalt etter medgått tid, mens andre tilbyr fastpris for avgrensede oppdrag. Begge modellene kan fungere godt, så lenge du vet hva du betaler for. Vær oppmerksom på at en god opprydding ofte lønner seg. Ryddige tall gir bedre beslutningsgrunnlag, lavere risiko for feil og gebyrer, og et klarere bilde av lønnsomheten i virksomheten. I tillegg kan et ordnet regnskap gjøre det enklere å søke finansiering eller selge bedriften senere.

Forebygg rot i fremtiden

Når regnskapet er ryddet, er det viktig å holde det i orden. Det enkleste grepet er å fastsette faste rutiner. Bestem hvem som registrerer bilag, hvor ofte bankavstemming skal gjøres, og når mva-oppgaven skal kontrolleres. Gjerne sett opp en fast måned hver uke eller hver måned for å gå gjennom regnskapet. Digitalisering er også et godt hjelpemiddel. Bruk et regnskapssystem som kobles mot banken, og last opp kvitteringer med en gang de mottas. Det reduserer risikoen for at dokumentasjon forsvinner, og gjør det enklere å følge med på økonomien løpende. Til slutt bør du vurdere om du har riktig støtte. Noen virksomheter klarer seg godt med å gjøre mesteparten selv og få en ekstern regnskapsfører til å kontrollere jevnlig. Andre foretrekker å overlate hele regnskapet til en fagperson. Det viktigste er at ansvaret er avklart, og at noen følger med.

Kom i gang i dag

Det er aldri for sent å rydde i regnskapet, men jo tidligere du starter, desto enklere blir jobben. Begynn med en oversikt over situasjonen, og bestem hva som er viktigst å få på plass først. Hvis du merker at oppgaven er for stor, eller at du ikke har tid til å gjøre den selv, kan du få hjelp. Ta kontakt for å beskrive oppdraget ditt, så finner vi en leverandør som kan hjelpe deg med å få orden på regnskapet. Da får du tilbake oversikt, trygghet i tallene og tid til å fokusere på det som er viktigst for virksomheten din.

Rydde i regnskapet i andre områder