Tilbud HMS-avvik i Byremo - få tilbud gratis

HMS-avvik: Slik håndterer du avvik riktig og får hjelp fra kvalifiserte leverandører

Alle virksomheter vil før eller siden oppleve HMS-avvik. Et avvik kan være en arbeidsulykke, en nestenulykke, mangelfull opplæring, feil bruk av verneutstyr eller et brudd på interne rutiner. Mange tror at avvik er noe negativt som helst bør skjules. Godt avvikshåndtering er likevel en av de viktigste kildene til læring og forbedring i en bedrift. Når avvik meldes, følges opp og lukkes på riktig måte, blir arbeidsplassen tryggere. Samtidig oppfyller virksomheten kravene i regelverket og reduserer risikoen for kostbare hendelser.

Her forklarer vi hva et HMS-avvik er, hvordan det bør behandles og hvordan du enkelt kan få hjelp fra erfarne leverandører som kan bistå med avvikssystem, rådgivning og oppfølging.

Hva er et HMS-avvik-

Et HMS-avvik er enhver hendelse eller tilstand som ikke er i samsvar med krav innen helse, miljø og sikkerhet. Kravene kan komme fra lover og forskrifter, fra bransjestandarder eller fra virksomhetens egne prosedyrer. Enkelt sagt er et avvik et brudd på hvordan noe skal være eller skal gjøres.

Typiske eksempler på HMS-avvik er:
? Personskader og arbeidsulykker, også mindre skader som kutt eller forstuinger
? Nestenulykker, der noe kunne ha gått galt, men ikke gjorde det
? Manglende eller defekt verneutstyr
? Farlige kjemikalier som er feil merket eller lagret
? Utslipp til luft, jord eller vann
? Brudd på arbeidstidsbestemmelser eller manglende hviletid
? Psykososiale forhold som trakassering, mobbing eller høyt konfliktnivå
? Maskiner eller utstyr som mangler sikkerhetsinnretninger
? Manglende opplæring før en arbeidsoppgave starter

Det er viktig å skille mellom avvik og forbedringsforslag. Et avvik handler om noe som faktisk bryter med et krav, mens et forbedringsforslag er en idé om hvordan noe kan gjøres bedre. Begge deler er verdifulle, men de bør behandles ulikt i avvikssystemet.

Hvorfor er avvikshåndtering så viktig-

Internkontrollforskriften pålegger virksomheter å ha rutiner for å avdekke, rette opp og forebygge overtredelser av HMS-krav. Arbeidsmiljøloven stiller i tillegg krav om systematisk arbeid for et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Dette betyr i praksis at bedriften må ha en fungerende ordning for å melde og følge opp avvik. Arbeidstilsynet kan be om dokumentasjon på hvordan avvik håndteres, og manglende systemer kan føre til pålegg eller tvangsmulkt.

Men lovkravene er bare én side av saken. En god avvikskultur gir også store gevinster for virksomheten:
? Færre skader og mindre sykefravær
? Lavere kostnader knyttet til produksjonsstans, reparasjoner og erstatningskrav
? Bedre omdømme overfor kunder, samarbeidspartnere og potensielle ansatte
? Økt trivsel og trygghet blant de ansatte
? Mer effektive arbeidsprosesser fordi svakheter avdekkes tidlig

Erfaring viser at for hver alvorlige ulykke finnes det mange nestenulykker og uønskede forhold som kunne gitt et varsel på forhånd. Bedrifter som er flinke til å melde små avvik, oppdager risiko før den utvikler seg til alvorlige hendelser.

Slik behandles et HMS-avvik steg for steg

En god avviksprosess trenger ikke være komplisert, men den må være tydelig og kjent for alle ansatte. De fleste virksomheter følger en prosess som ligner på denne:

1. Registrering
Den som oppdager avviket, melder det så raskt som mulig. Meldingen bør inneholde hva som skjedde, hvor og når det skjedde, og hvem som var involvert. Bilder og konkrete beskrivelser gjør det lettere å følge opp.

2. Strakstiltak
Hvis situasjonen innebærer umiddelbar fare, må det iverksettes tiltak med en gang. Det kan være å stenge av et område, stoppe en maskin eller gi førstehjelp.

3. Vurdering og årsaksanalyse
Ansvarlig leder vurderer alvorlighetsgraden og undersøker hvorfor avviket oppsto. Målet er å finne den egentlige årsaken, ikke å finne en syndebukk. Ofte ligger årsaken i manglende rutiner, uklar ansvarsfordeling eller utilstrekkelig opplæring.

4. Korrigerende og forebyggende tiltak
Basert på årsaksanalysen bestemmes tiltak som skal hindre at det samme skjer igjen. Tiltakene må ha en ansvarlig person og en tidsfrist.

5. Oppfølging og lukking
Når tiltakene er gjennomført, kontrolleres det at de virker. Først da kan avviket lukkes. Den som meldte avviket, bør få tilbakemelding, slik at vedkommende ser at meldingen ble tatt på alvor.

6. Læring og rapportering
Avvik bør analyseres samlet med jevne mellomrom. Ledelsen, verneombudet og eventuelt arbeidsmiljøutvalget kan da se mønstre og prioritere forebyggende arbeid.

Alvorlige personskader og dødsulykker skal i tillegg meldes til Arbeidstilsynet og politiet på raskeste måte, i henhold til arbeidsmiljølovens bestemmelser.

Digitale avvikssystemer gjør jobben enklere

Mange virksomheter bruker fortsatt papirskjemaer, e-post eller regneark for å registrere avvik. Det fungerer dårlig i lengden. Meldinger blir borte, frister glemmes og det er vanskelig å få oversikt. Et digitalt avvikssystem gjør det mulig å melde avvik direkte fra mobilen, automatisk varsle riktig ansvarlig og følge hvert avvik fra registrering til lukking.

Gode systemer gir også rapporter og statistikk som viser utviklingen over tid. Dette er nyttig både i ledelsens gjennomgang og ved tilsyn. Når terskelen for å melde blir lav, øker også antallet meldinger, noe som er et godt tegn på en sunn sikkerhetskultur.

Når bør du hente inn ekstern hjelp-

Ikke alle virksomheter har egen HMS-avdeling eller kompetanse til å bygge opp et godt system for avvikshåndtering. Særlig små og mellomstore bedrifter har mye å hente på å bruke eksterne leverandører. Det kan være aktuelt å få hjelp dersom:
? Bedriften mangler et fungerende avvikssystem eller ønsker å gå over til en digital løsning
? Dere har fått pålegg fra Arbeidstilsynet og må dokumentere forbedringer raskt
? Det har skjedd en alvorlig hendelse som krever grundig granskning
? Ansatte ikke melder avvik, og dere trenger hjelp til å bygge en bedre meldekultur
? Dere trenger opplæring av ledere, verneombud eller ansatte i avvikshåndtering
? Internkontrollen skal revideres eller bygges opp fra bunnen av

Aktuelle leverandører kan være HMS-rådgivere, bedriftshelsetjenester, leverandører av HMS-programvare og konsulenter med spesialkompetanse innen risikovurdering, granskning eller arbeidsmiljø.

Få tilbud fra kvalifiserte leverandører på en enkel måte

Det kan være tidkrevende å finne riktig leverandør. Hvem har relevant erfaring fra din bransje- Hvem kan levere innen rimelig tid- Og hva er en fornuftig pris- Gjennom vår tjeneste slipper du å lete selv. Du beskriver kort hva du trenger hjelp til, enten det gjelder et nytt avvikssystem, rådgivning, opplæring eller granskning av en konkret hendelse. Vi formidler oppdraget videre til leverandører som har kompetanse på området.

Du mottar tilbud som du kan sammenligne i ro og mak, og du velger selv om du vil gå videre med noen av dem. Tjenesten er gratis å bruke og helt uforpliktende. På den måten sparer du tid, får bedre oversikt over markedet og kan være trygg på at du velger en leverandør som passer akkurat din virksomhet.

Et godt arbeid med HMS-avvik handler om å ta vare på menneskene som jobber hos dere og å skape en mer robust og lønnsom virksomhet. Legg inn oppdraget ditt i dag, og få hjelp av fagfolk som vet hvordan avvik skal håndteres riktig.